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Guide d'utilisation Keela et Raisely
Contacts, Campagnes, Transactions et Reçus — Procédure interne complète
Dans Keela, il faut bien distinguer un contact individuel et une entreprise.
- Contact : personne physique donnant en son propre nom.
- Entreprise : compagnie, fondation, commerce ou entité corporative.
Règle à retenir
Lorsqu'une personne est liée à une entreprise : créer l'entreprise d'abord, puis le contact et l'associer à celle-ci.
Accéder à Companies dans le menu, puis cliquer sur Add Company.
| Champ | Instructions |
|---|---|
| Company Name | Nom exact. Éviter les variations. |
| Type | Classification disponible dans Keela. |
| Adresse courriel générale si disponible. | |
| Email Subscription Status | Laisser à Unknown par défaut. |
| Phone | Numéro d'entreprise si disponible. |
| Adresse | À ajouter si connue. Non bloquant si absent. |
| Assignee | Représentant responsable du suivi. |
| Priority | Ne pas modifier sauf si lead très stratégique. |
| Tags | Contexte de la relation ou sujet à aborder. |
Après avoir créé l'entreprise, aller dans Contacts et cliquer sur Add Contact.
| Champ | Instructions |
|---|---|
| First Name / Last Name | Prénom et nom de la personne. |
| Adresse courriel directe si connue. | |
| Email Subscription Status | Laisser à Unknown. |
| Phone | Numéro direct ou mobile si disponible. |
| Company | Essentiel : associer le contact à l'entreprise créée. |
| Assignee | Représentant responsable de ce contact. |
| Tags | Type de sollicitation, événement, priorité. |
Si le contact a été créé avant l'entreprise : profil → Associations → Edit pour associer l'entreprise.
Le profil contact est le point central de gestion. Il regroupe toutes les informations pour comprendre la relation et prendre les bonnes décisions.
- Informations générales et coordonnées
- Résumé du compte et mises à jour récentes
- Emails échangés
- Personne assignée au dossier
- Tags de classification
- Recommandations intelligentes Keela
Le profil contact doit être la seule source fiable d'information. Aucune donnée importante ne doit être conservée dans des notes personnelles ou des outils externes.
La section Interactions est la base du suivi relationnel. Toutes les communications doivent être enregistrées, sans exception.
- Appels téléphoniques
- Courriels envoyés ou reçus
- Messages texte
- Rencontres en personne
- Discussions informelles ayant un impact sur la relation
| Élément | Instructions |
|---|---|
| Date | Moment réel de la communication. |
| Sujet | Clair, identifie rapidement le type d'échange. |
| Description | Détaillée : contexte, intérêt, objections, engagements, prochaines étapes. |
Bonne pratique
"Discussion sur la campagne Retour à l'école. Le contact est intéressé à contribuer, mais souhaite valider son budget interne. Il demande un suivi dans deux semaines. Ouvert à une rencontre en personne."
À éviter
"Bonne discussion, intéressé."
Après chaque interaction, si une action future est requise, la créer immédiatement en tant que tâche.
| Élément | Instructions |
|---|---|
| Titre | Clair et descriptif. Ex : Relance – Retour à l'école |
| Date d'échéance | Alignée avec ce qui a été convenu avec le contact. |
| Rappel | Configurer pour les suivis critiques. |
Relance – Retour à l'école
Appel – validation budget
Suivi – proposition envoyée
Confirmation – engagement don
Un contact sans tâche associée signifie qu'aucune action n'est planifiée. Cela entraîne une perte d'opportunité.
La qualité du système Keela dépend directement de la qualité des informations qui y sont inscrites. Chaque interaction, décision et engagement doivent être documentés.
- Comprendre immédiatement le contexte de la relation
- Retrouver les discussions passées
- Assurer la continuité en cas de changement de représentant
- Bâtir une relation à long terme avec le donateur
Une relation avec un donateur ne se construit pas sur une seule interaction, mais sur l'ensemble des échanges accumulés dans le temps.
La liste des tâches est l'outil principal d'organisation du représentant. Elle doit être consultée quotidiennement.
- Relances suite à une demande de don
- Suivis après une rencontre
- Appels de confirmation
- Envois d'informations
- Planification de réunions
La discipline dans la gestion des tâches est un facteur clé de performance.
La section Fundraising est exclusivement administrée par le département comptable. Les représentants peuvent l'utiliser en consultation uniquement.
| Rôle | Responsabilité |
|---|---|
| Représentant | Gère la relation, les discussions et les suivis. |
| Département comptable | Gère les transactions et leur enregistrement dans Keela. |
Utilisée pour les donateurs souhaitant contribuer de manière récurrente (dons mensuels ou engagements à long terme).
- La fréquence des contributions
- La durée de l'engagement
- La stabilité du donateur dans le temps
Ce type de relation représente une source de revenus stable et prévisible.
Permet de gérer les cas où un contact ou une entreprise souhaite s'impliquer autrement que par un don financier.
- Impliquer leurs employés dans des activités
- Participer à des initiatives sur le terrain
- Contribuer en temps plutôt qu'en argent
Un contact impliqué dans le bénévolat peut devenir un futur donateur.
Chaque entrée dans le pipeline représente une opportunité de don — pas le contact lui-même.
| Stage | Description |
|---|---|
| Prospect | Contact identifié comme susceptible de contribuer. |
| Demande de don envoyée | Une sollicitation a été transmise au contact. |
| Relance | Un ou plusieurs suivis ont été effectués. |
| Engagement | Le contact a confirmé son intention de donner. |
| Don reçu | La contribution a été reçue et enregistrée. |
Le pipeline n'est efficace que s'il est maintenu à jour. Une carte mal positionnée donne une fausse vision de la réalité.
Chaque contact sollicité dans le cadre d'une campagne doit être intégré dans le pipeline associé.
📚 Retour à l'école
🎄 Panier de Noël
🍽 Souper des bâtisseurs
⛳ Tournoi de golf
💰 Dons généraux
Les cartes doivent être déplacées manuellement immédiatement après chaque interaction significative.
→
Demande envoyée
Déplacer la carte dès l'envoi.
→
Relance effectuée
Mettre à jour la carte en conséquence.
→
Discussion ou intérêt
La carte doit refléter ce changement immédiatement.
→
Engagement obtenu
Visible immédiatement dans le pipeline.
→
Don reçu
Déplacer la carte à l'étape finale.
Un pipeline mal mis à jour entraîne une mauvaise lecture des performances.
| Observation | Interprétation possible |
|---|---|
| Beaucoup de cartes en "Demande envoyée" sans progression | Manque de relance ou problème dans la communication initiale. |
| Bloquées entre "Engagement" et "Don reçu" | Problème dans le suivi post-engagement ou le processus de confirmation. |
Pour que l'analyse soit fiable, les données doivent être à jour.
| Outil | Rôle |
|---|---|
| Raisely | Point d'entrée externe. Pages de campagne publiques, dons en ligne, billets, informations des participants. |
| Keela | Système interne. Reçoit les données de Raisely pour le suivi relationnel et financier. |
Les informations circulent de Raisely vers Keela. Tout ce qui est créé dans Raisely doit ensuite être exploité dans Keela.
| Modèle | Description |
|---|---|
| Peer-to-peer | Collecte via participants. |
| General appeal | Campagne de dons classique. |
| Donation forms | Formulaires simples de collecte. |
| Ticketing | Événements avec vente de billets. |
| Community | Engagement communautaire. |
| Champ | Instructions |
|---|---|
| Nom de la campagne | Correspond exactement à l'événement. |
| URL | Propre, simple et cohérente. |
| Devise | Sélectionner correctement (CAD). |
| Objectif de financement | Cohérent avec les prévisions du pipeline Keela. |
- Ajout du logo d'Action Nouvelle Vie
- Sélection des couleurs principales
- Adaptation visuelle générale
Une incohérence visuelle peut affecter la crédibilité de la campagne. Le branding doit être uniforme sur toutes les pages.
| Section | Rôle |
|---|---|
| Dashboard | Vue immédiate des performances : dons, paiements échoués, total collecté. |
| Pages | Site public de la campagne — contenu, textes, appels à l'action. |
| Blog | Publication de mises à jour. Non obligatoire. |
| Design | Couleurs, styles, structure visuelle. |
| Messages | Non utilisée — communications gérées via Keela. |
| Profiles | Profils des participants, synchronisés avec Keela. |
| Donations | Toutes les transactions : montants, dates, donateurs, statuts. |
| Tickets | Événements payants : billets, tables, forfaits, commandites. |
| Reports | Données détaillées : transactions, ventes, rapports financiers. |
| Settings | Tous les paramètres techniques. |
Section Facturation
Les sections suivantes sont destinées au département de la facturation d'Action Nouvelle Vie.
Keela — Section Receipts & Emails
1
Ouvrir les paramètres
Cliquer sur Action Nouvelle Vie en haut à droite.
2
Organization Settings
Cliquer sur Organization Settings.
3
Receipts and Email
Naviguer vers la section Receipts and Email.
4
Modifier les modèles
Sélectionner le type de modèle et apporter les changements.
| Modèle | Description |
|---|---|
| Donation | Reçu pour un don ponctuel. |
| Revenue | Reçu pour un revenu non-don. |
| Recurring Donation | Confirmation de don récurrent. |
| Recurring Revenue | Confirmation de revenu récurrent. |
| Membership Subscription | Reçu d'adhésion. |
| Membership Renewal | Reçu de renouvellement. |
| Re-Send Receipt | Renvoi d'un reçu existant. |
Valider les textes avant activation — ils seront envoyés automatiquement aux contacts.
Keela — Profil contact, menu Fundraising
Keela — Écran Transactions avec le bouton Create New
1
Accéder aux Contacts
Dans le menu de gauche, cliquer sur Contacts.
2
Rechercher le contact
Utiliser la barre de recherche. Cliquer sur Open.
3
Onglet Fundraising
Cliquer sur Fundraising dans la barre d'onglets.
4
Transactions → Create New
Cliquer sur Transactions puis Create New → Donation Transaction.
| Section | Contenu |
|---|---|
| Donation Info | Type de don, montant, date de réception. |
| Associations | Campagne, secteur d'impact, note interne. |
| Receipting | Mode de génération du reçu officiel. |
| Payment | Mode de paiement utilisé. |
La section Donation Info sert à indiquer le type de don, le montant et la date de réception. C'est la première étape du formulaire de transaction.
Keela — Champ Gift Type avec les 3 options disponibles
Money — Don monétaire
À utiliser pour toute transaction en argent : comptant, chèque, carte de crédit, virement bancaire, Stripe ou PayPal.
Exemple
Un donateur remet 5 000 $. Sélectionner Money et inscrire 5 000 $ dans Transaction Item Amount.
| Champs requis — Money | |
|---|---|
| Transaction Item Amount | Montant total du don. |
| Date Received | Date à laquelle le don a été reçu. |
Non-cash — Don en nature
À utiliser lorsque la contribution est un bien matériel : vêtements, meubles, nourriture. Décrire clairement ce qui a été reçu.
Securities — Don en valeurs mobilières
À utiliser uniquement pour des titres, actions ou valeurs mobilières.
| Champs supplémentaires — Securities | |
|---|---|
| Description of Property | Description du bien. |
| Securities Certificate # | Numéro de certificat. |
| Issuing Company | Société émettrice. |
| Number of Securities | Quantité de titres. |
| Price per Securities | Prix unitaire. |
Keela — Section Associations avec liste des campagnes
Keela — Champ Impact Area avec toutes les options
Champ : Campaign
Fonds général Longueuil
Châteauguay
FONDS DE CONSTRUCTION
NOËL – CHÂTEAUGUAY
NOËL – DRUMMONDVILLE
NOËL – QUÉBEC
NOËL – LONGUEUIL
RETOUR À L'ÉCOLE – CHÂTEAUGUAY
Champ : Impact Area
| Impact Area | Description |
|---|---|
| Don Monétaire | Don en argent sans affectation spécifique. |
| Fonds général Longueuil | Fonds de la succursale de Longueuil. |
| Fonds général Châteauguay | Fonds de la succursale de Châteauguay. |
| Fonds général Québec | Fonds de la succursale de Québec. |
| Fonds général Drummondville | Fonds de la succursale de Drummondville. |
| Banque Alimentaire | Contributions destinées à la banque alimentaire. |
| Don en nature | Biens matériels remis à l'organisation. |
| Aide vestimentaire | Dons de vêtements ou articles d'habillement. |
| 2159 | Impact area spécifique. |
La note interne est optionnelle mais recommandée : événement, remise en personne, contexte du don.
Keela — Section Receipting avec les 5 options
| Option | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Generate receipt and send now via email | Génère et envoie le reçu immédiatement par courriel. |
| Generate just receipt for print and mail | Génère le reçu pour impression et envoi postal. |
| Generate receipt & letter for print and mail | Génère le reçu et la lettre pour impression et envoi postal. |
| Skip receipting for now | Sauvegarde sans générer de reçu. |
| Ignore from receipting | Exclut la transaction du processus de reçu. Aucun reçu généré. |
Informations du donateur à vérifier
- Full Name of Donor
- Address Line 1, Address Line 2
- Country, City, State/Province, Postal/Zip
- Email Address
Le champ Email Address peut modifier l'adresse courriel principale du contact dans Keela. Vérifier l'exactitude avant tout changement.
Keela — Section Payment avec tous les modes de paiement
| Mode | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Cash | Don reçu en argent comptant. |
| Check / Cheque | Chèque — Keela demandera le numéro et la date. |
| Credit Card | Carte de crédit traitée directement dans Keela. |
| Bank Transfer / EFT | Virement bancaire. |
| Online | Paiement en ligne sans plateforme spécifique. |
| Online via Stripe | Paiement Stripe traité depuis Keela. |
| Externally via Stripe | Don déjà reçu via Stripe — enregistrement manuel. |
| Online via PayPal | Paiement PayPal traité depuis Keela. |
| Externally via PayPal | Don déjà reçu via PayPal — enregistrement manuel. |
| Other | Mode non listé — ajouter une note explicative. |
| Champ cheque | Exemple |
|---|---|
| Check/Cheque Number | 004821 |
| Check/Cheque Date | 24 juin 2026 |
Pour le mode Other : toujours ajouter une note décrivant le mode de paiement.
Vérifier toutes les informations avant de sauvegarder.
1
Vérifier le montant
S'assurer que le montant correspond exactement au don reçu.
2
Vérifier le contact
Confirmer que la transaction est associée au bon contact.
3
Vérifier le mode de paiement
S'assurer que le mode sélectionné correspond à la méthode utilisée.
4
Vérifier l'option de reçu
Confirmer que l'option Receipting correspond à la situation du donateur.
5
Cliquer sur Save
La transaction apparaîtra dans Fundraising > Transactions.
Ne pas sauvegarder tant que le montant, le contact et le mode de paiement n'ont pas été confirmés.
✓ Transaction sauvegardée.
Elle apparaît dans la fiche du contact sous Fundraising > Transactions.